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Tipp Der Redaktion

10 Tipps und Tricks zu Google Drive zur Steigerung der Produktivität

Google Drive ist einer der meistgenutzten Cloud-Speicherdienste, auch weil er automatisch in jedes Google-Konto integriert ist. Der Service bietet einige sehr nützliche Funktionen, sowohl für die Dateispeicherung als auch für die Erstellung gemeinsam benutzbarer, in der Cloud gehosteter Dokumente, Tabellenkalkulationen, Folien und vieles mehr. Google Drive wird zwar von vielen Benutzern verwendet, aber möglicherweise kennt nicht jeder die großartigen Funktionen, die der Cloud-Service bietet, und die Vielzahl an Add-Ons, die für ihn verfügbar sind.

In diesem Artikel werde ich die coolsten Google Drive-Tricks diskutieren, wie sie verwendet werden können und wie sie dazu beitragen können, die Produktivität des Services zu steigern. Lesen Sie weiter, um alle coolen Google Drive-Tricks kennenzulernen:

1. Web-Zwischenablage

Eine der coolsten Funktionen, die Google Drive in seinen Web-Apps für Docs und Sheets bietet, ist die Web-Zwischenablage. In der Web-Zwischenablage können Sie die Dinge speichern, die Sie in sie kopieren. Wie unterscheidet es sich von der Zwischenablage in unseren Geräten? Nun, es gibt zwei Hauptunterschiede zwischen der Zwischenablage auf einem Gerät (z. B. einem Mac) und der in Google Drive angebotenen Web-Zwischenablage:

  • Die Web-Zwischenablage kann mehrere kopierte Elemente aufnehmen, während die Standard-Zwischenablage eines Geräts normalerweise immer nur das zuletzt kopierte Element enthält. Das bedeutet, dass Sie die Web-Zwischenablage verwenden können, um eine große Anzahl von Elementen zu kopieren und sie dann einfach an beliebiger Stelle (in Google Drive) einzufügen.
  • Die Web-Zwischenablage kann auch Daten zwischen verschiedenen Arbeitsblättern kopieren und einfügen . Sie können also Text aus einem Blatt kopieren und dann in ein anderes Blatt einfügen. Das ist absolut erstaunlich.

Das Kopieren von Text mit Tastenkombinationen wie "Strg + C" funktioniert jedoch nicht . Um Text in die Web-Zwischenablage zu kopieren, müssen Sie den Text auswählen und zu Bearbeiten -> Web-Zwischenablage -> Auswahl in Web-Zwischenablage kopieren wechseln .

2. Spracheingabe

Wenn Sie eine Google Docs-Datei erstellen, können Sie das integrierte Sprachausgabesystem von Google verwenden, um mit Ihrer Stimme zu tippen. Es funktioniert auch überraschend gut. Darüber hinaus kann das Spracherkennungsprogramm auch Befehle wie "Zeilenumbruch" und "Punkt" verstehen und reagiert darauf, indem es eine neue Zeile erstellt oder einen Punkt in den Text einfügt.

Leider ist diese Funktion in Safari nicht verfügbar (da Safari WebRTC nicht unterstützt), sie funktioniert jedoch mit den meisten gängigen Browsern, einschließlich Google Chrome, Firefox, Edge usw. Um Voice-Typing verwenden zu können, müssen Sie einfach auf Tools gehen -> Voice Eingabe in eine Google Docs-Datei.

3. Fügen Sie Links zu Dokumenten hinzu, ohne die Webanwendung zu verlassen

Die ständige Suche nach Dingen im Internet, das Kopieren ihrer Links und das Hinzufügen zu einem Dokument kann schnell ärgerlich und langweilig werden. Google Drive behebt dies ebenfalls. Sie können einfach den Text auswählen, für den Sie einen Hyperlink erstellen möchten, und " Cmd + K " oder " Strg + K " drücken. Daraufhin wird ein kleines Dialogfeld direkt unter dem ausgewählten Text geöffnet, in dem Sie nach Schlüsselwörtern suchen und den entsprechenden Link auswählen können, der dann automatisch im Dokument mit Hyperlinks versehen wird.

4. Veröffentlichen Sie Dateien im Web

Google Drive bietet auch eine Funktion zum Veröffentlichen von Docs-Dateien, -Bögen oder -Dias im Web. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Links zu Dokumenten mit Personen zu teilen. Mit Google Drive im Web veröffentlichte Elemente können über einen Link gemeinsam genutzt oder in eine Webseite eingebettet werden. Die beste Funktion bei der Verwendung der Funktion "Im Web veröffentlichen" von Google Drive besteht darin, dass Sie festlegen können, dass die Aktualisierung erfolgt, wenn Sie Änderungen an der Datei vornehmen. Das bedeutet, dass der veröffentlichte Inhalt automatisch aktualisiert wird, wenn Sie die Originaldatei bearbeiten.

Um eine Datei im Web zu veröffentlichen, öffnen Sie die Datei einfach in Google Text & Tabellen und wählen Sie Datei -> Im Web veröffentlichen.

5. Anzeigen der Google Drive-Tastenkombinationen

Wenn Sie wie ich sind, ziehen Sie es vor, die Tastatur zu verwenden, um so viel wie möglich auf Ihren Geräten zu navigieren. Die Verwendung von Tastenkombinationen ist nicht nur einfacher, sondern spart auch wertvolle Zeit. Wenn Sie nicht überzeugt sind, überlegen Sie, was einfacher ist: Kopieren Sie Text mit „Strg + C“ oder durch Klicken mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“. Dies gilt für fast alles, was wir auf unseren Geräten tun, und Google Drive macht da keine Ausnahme.

Wenn Sie Ihr Wissen über die Tastenkombinationen, die in der Web-App von Google Drive funktionieren, erweitern möchten, drücken Sie einfach "Strg + /" und Sie erhalten eine Karte mit allen in Google Drive verfügbaren Tastenkombinationen.

6. OCR für Bilder und PDFs

Google Drive verfügt auch über eine recht ordentliche OCR-Funktion, die in der Web-App (und der Android-App, leider nicht in der iOS-App) versteckt ist. Diese Funktion kann den Text in Ihren Bildern und PDF- Dateien erkennen und eine bearbeitbare, durchsuchbare Google Docs-Datei erstellen. Ist das nicht großartig? Die Einschränkung dieser Methode besteht darin, dass der Text ordentlich geschrieben werden sollte und vorzugsweise einen guten Kontrast zum Rest des Bildes bilden sollte, oder der OCR den Text möglicherweise nicht richtig erkennen kann.

Die OCR in Google Drive behält die Formatierung nicht bei, wenn das Dokument in eine Google Docs-Datei konvertiert wird. Dies bedeutet, dass formatierter Text als normaler Text ohne Formatierung erkannt wird.

Um OCR für Ihre Bilder oder PDFs zu verwenden, laden Sie sie einfach bei Google Drive hoch. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie " In Google Docs öffnen " aus. Google Drive konvertiert das Bild / PDF-Dokument in eine bearbeitbare "Nur-Text" -Datei.

Ich habe die OCR-Funktionen von Google Drive getestet, indem ich ein Beispiel-JPEG erstellt habe, das aus Text, einer Tabelle, formatiertem Text und Text in Kalligrafieschriftarten besteht.

Dies ist keinesfalls die beste Anerkennung, die Sie für eine OCR erhalten können, aber es funktioniert für Ihre Grundbedürfnisse. Wenn Sie eine OCR-Software benötigen, die Text, Daten und Formatierungen fehlerfrei erkennen und aus Ihren Dokumenten extrahieren kann, finden Sie in unserem Artikel die beste OCR-Software.

7. Sehen Sie Ihre Dateien sortiert nach Größe

Google Drive sortiert hochgeladene Dateien und Ordner nach der Regel „Zuletzt geändert“. Dies kann nützlich sein, um sicherzustellen, dass die Dateien, die Sie zuletzt hochgeladen haben, oben für einen einfachen Zugriff vorhanden sind. Wenn jedoch der verfügbare Speicherplatz Ihres Google Drive-Kontos knapp wird, können Sie die Dateien nach ihrer Größe sortieren, um herauszufinden, wo Sie am meisten Speicherplatz sparen können.

Es gibt zwar keine direkte Möglichkeit, dies zu tun, aber Sie können Google Drive immer noch dazu bringen, die Dateien nach Größe anzuordnen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Bewegen Sie den Mauszeiger auf der Startseite von Google Drive unten links im Menü auf die Option " Speicher aktualisieren ".

  • Daraufhin wird ein Fenster mit der Aufgliederung Ihrer Nutzung angezeigt. Klicken Sie auf " Drive ". Google Drive sortiert alle Ihre Dateien nach Größe.

8. Überprüfen Sie Ihr Schreiben auf Plagiats- und Grammatikfehler

Google Drive bietet eine Vielzahl von Add-Ons, die die Produktivität und Effektivität der Verwendung von Google-Diensten wie Google Docs, Sheets usw. erheblich steigern können. Ein solches Add-On heißt ProWritingAid und ist ein Tool, mit dem Ihr Dokument überprüft werden kann Grammatikfehler, Rechtschreibfehler und Plagiate, unter vielen anderen Merkmalen.

Das Tool selbst wird bezahlt (beginnt bei 40 USD für ein Jahr), bietet jedoch eine 14-tägige Testversion, sodass Sie es ausprobieren können, bevor Sie Geld dafür ausgeben.

9. Automatisches Speichern von E-Mails und Anhängen in Google Drive

Ein anderes Add-On für Google Sheets, das heißt "E-Mails und Anhänge speichern", führt genau das aus, was der Name impliziert. Sie können Regeln definieren, die auf Faktoren wie der E-Mail-ID des Absenders, dem Betreff, der Nachrichtengröße, den Anhängen usw. basieren. Das Add-On wird stündlich automatisch ausgeführt und synchronisiert E-Mails von Ihrem Google Mail-E-Mail-Konto in eine Tabelle . Außerdem wird eine Kopie der E-Mail zusammen mit den Anhängen in der E-Mail als PDF in Google Drive gespeichert.

Das Add-On kann bei Bedarf auch manuell ausgeführt werden, indem Sie unter Addons -> E-Mails und Anhänge speichern -> Regeln verwalten -> Manuell ausführen auswählen

10. Fügen Sie Google Sheets mehrere Zeilen und Spalten hinzu

Google Sheets ist ein ziemlich gut abgerundetes Tool und bietet nahezu jede Tabellenkalkulationsfunktion, die jemand benötigt. Kombinieren Sie dies mit der Fülle von Add-Ons, die für Google Sheets verfügbar sind, und Sie werden sehen, wie unglaublich mächtig es werden kann. Der Nachteil von Google Sheets besteht jedoch darin, dass Benutzer nicht das Hinzufügen von Zeilen und Spalten im Arbeitsblatt zulassen. Es können nur Zeilen und Spalten einzeln hinzugefügt werden. Dies kann jedoch mühsam werden, wenn Sie mehrere Zeilen und / oder Spalten zur Kalkulationstabelle hinzufügen müssen. Um diese eklatante Lücke in der Funktionalität zu schließen, können Sie ein Add-On mit dem Namen "Zeilen und Spalten hinzufügen" verwenden. Mit diesem Add-On können Sie mühelos mehrere Zeilen und Spalten in Google Sheets hinzufügen.

Werden Sie ein Google Drive Ninja!

Nun, da Sie sich mit diesen Tricks auskennen und die Funktionalität für Add-Ons für verschiedene Drive-Services wie Docs, Sheets usw. erweitern, können Sie sie in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren, um produktiver und effizienter zu werden, während Sie den Cloud-Service von Google nutzen. Google Drive verfügt über zahlreiche zusätzliche Funktionen, die mithilfe von Add-Ons und Chrome-Apps freigeschaltet werden können. Es gibt eine Reihe weiterer Add-Ons und Apps, die Sie aus dem Chrome Webstore und aus Google Docs, Sheets und Slides auschecken sollten.

Wenn Sie ein Add-On von Google Drive, einen Trick oder eine Chrome-App kennen, die Sie in diesem Artikel vermisst haben, können Sie uns dies gerne mitteilen. Wir möchten auch erfahren, wie Sie Google Drive nutzen, um sowohl persönlich als auch bei der Arbeit produktiver zu sein. Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit Google Drive und Ihre Meinung dazu in den Kommentaren unten.

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