Es gibt keinen Zweifel daran, dass Email die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, revolutioniert hat. Auch wenn die Menschen heutzutage zunehmend soziale Netzwerke und Instant Messaging-Apps bevorzugen, um sich mit Freunden zu unterhalten, bleibt die Wahrheit, dass bei der richtigen Kommunikation E-Mail immer noch das bevorzugte Medium ist.
Von Universitäten bis zu globalen Unternehmen und von Studenten bis zu CEOs wird E-Mail nahezu überall und von allen Benutzern verwendet. Das heißt, fast alle von uns haben mehrere E-Mail-Adressen, wobei einer oder mehrere der vielen E-Mail-Anbieter zur Verfügung stehen. Aber die eigentliche Frage ist, bestätigen wir die Protokolle der korrekten E-Mail-Nutzung?
Wenn Sie sich bezüglich der Antwort nicht sicher sind, ist dieser Artikel, der die grundlegenden E-Mail-Etikette hervorhebt, die jeder befolgen sollte, für Sie. Also ohne weiteres, hier geht's los.
Grundlegende E-Mail-Etikette
1. Verwenden Sie eine professionell aussehende E-Mail-Adresse
Ihre E-Mail-Adresse wird oft als Hinweis auf Ihre Persönlichkeit betrachtet. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine professionell aussehende E-Mail-Adresse zu haben, in der Regel Ihren Vor- und Nachnamen als "Benutzername" . Dies ist umso wichtiger, wenn Sie die E-Mail-Adresse für die professionelle Kommunikation verwenden möchten (z. B. Lebensläufe an Personalberater senden, Arbeitsproben für Kunden bereitstellen).
Wenn der Benutzername Ihrer Wahl nicht verfügbar ist, können Sie eine Nummer Ihrer Wahl hinzufügen (z. B. Geburtsdatum) , um eine zu erhalten . Um einige Beispiele zu nennen, können [email protected] oder [email protected] eine gute Wahl sein. Verwenden Sie auf der anderen Seite etwas wie [E-Mail-geschützt] oder [E-Mail-geschützt], und Sie können ziemlich sicher sein, dass Ihre E-Mails nicht einmal von den Empfängern geöffnet werden.
Tipp: Verwenden Sie so oft wie möglich eine separate E-Mail-Adresse für alle Ihre beruflichen Anforderungen. Und wenn es Ihnen nichts ausmacht, ein paar Dollar auszugeben, sollten Sie gehostete E-Mails mit Ihrer eigenen Domain nutzen.
2. Fügen Sie immer ein Thema bei, und halten Sie es klar und präzise
Die Betreffzeile ist eine der wichtigsten Komponenten von E-Mails, da sie dem Empfänger sofort eine Vorstellung von den Informationen gibt, die in der E-Mail enthalten sind . Deshalb sollten alle Ihre E-Mails eine Betreffzeile haben, auch wenn der Inhalt nicht so wichtig ist. Wenn Sie die Betreffzeile leer lassen, wird dies als Nachlässigkeit des Absenders empfunden.
Noch wichtiger ist, dass die Betreffzeile kurz und prägnant sein sollte, damit der Empfänger den Inhalt der E-Mail so schnell wie möglich erkennen kann. Einige Beispiele sind der beigefügte Projektbericht , eine Leistungserhebung - eine frühzeitige Reaktion und dergleichen.
3. Verwenden Sie Standardschriftarten und minimale Formatierung
Unabhängig davon, wie sehr Ihnen diese schicken Schriftarten auf Ihrem PC gefallen, sie sind ein absolutes No-No, wenn Sie E-Mails erstellen. Wenn Sie eine nicht standardmäßige Schriftart verwenden und diese nicht auf dem Computer des Empfängers installiert ist, wird der Text der E-Mail nicht wie beabsichtigt angezeigt . Aus diesem Grund verfügen die meisten E-Mail-Dienste nur über wenige Standard-, Serifen- und Sans-Serif-Schriftarten (z. B. Times New Roman, Arial), um E-Mails zu erstellen. Und du solltest bei ihnen bleiben.
Behalten Sie auch die Formatierung in Ihrer E-Mail so wenig wie möglich bei. Wenn Sie keinen bestimmten Abschnitt, eine bestimmte Zeile usw. im Inhalt der E-Mail hervorheben möchten, dürfen Sie keine Hervorhebungen und Farben für den Text verwenden . Tatsächlich sollte die Farbe des E-Mail-Texts nur Schwarz sein, da dies am lesbarsten ist.
4. Vermeiden Sie Tippfehler, falsche Grammatik und Interpunktionsfehler
Obwohl nicht jeder da draußen ein Grammatik-Nazi ist und es nicht kriminell ist, einen oder zwei ungewollte Tippfehler in Ihren E-Mails zu haben, falsche Verwendung von Sprache, Satzstruktur usw., wirkt sich der Empfänger im Allgemeinen negativ auf das Ergebnis aus. Daher ist es äußerst wichtig, dass Sie die Betreffzeile, den Text und alle anderen Textelemente einer E-Mail dreimal auf versehentliche Grammatik- und Interpunktionsfehler überprüfen (und sie ggf. korrigieren), bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.
Außerdem sollten Sie in Ihren E-Mails niemals mehrere Satzzeichen (z. B. !!!) verwenden. Das gleiche gilt für Slangwörter (zB LMAO), populäre Kontraktionen (zB Gotcha!) Und Emoticons. All diese Dinge sehen sehr unreif und unprofessionell aus und werden am besten für soziale Netzwerke und Instant Chats gelassen.
Tipp: Achten Sie immer darauf, wie Sie Wörter, Sätze usw. in Ihren E-Mails großschreiben. Eine E-Mail (oder irgendetwas anderes) sollte niemals in ALL CAPS verfasst werden, da sie als das Internet-Äquivalent von Geschrei angesehen wird.
5. Geben Sie beschreibende Namen für Anhänge an
In den meisten Fällen müssen wir mit unseren E-Mails mehrere Dateien als Anhänge senden / empfangen. Dies ist zwar ziemlich notwendig, aber nichts könnte schlimmer sein, als eine E-Mail mit zahlreichen zufällig benannten Dateien zu empfangen (z. B. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), die keinen Sinn ergeben. Wenn Sie Anhänge mit einer E-Mail senden, benennen Sie sie daher mit beschreibenden Dateinamen um, sodass der Empfänger den Inhalt sofort kennt, ohne ihn öffnen zu müssen. Wenn Sie beispielsweise Ihren Lebenslauf an einen potenziellen Arbeitgeber senden, geben Sie ihm einen Namen wie CurrentResume_JohnDoe . Simpel und einfach.
Wenn Sie eine große Anzahl von Anhängen (z. B. 20) mit einer E-Mail senden möchten, sollten Sie sie zuerst in einem gezippten Archiv zusammenfassen . Für noch mehr Klarheit können Sie Details wie Anhangsanzahl, Gesamtgröße des Archivs usw. im Nachrichtentext der E-Mail separat angeben.
6. Fügen Sie immer eine Unterschrift bei
Eine Signatur ist erforderlich, um den E-Mail-Nachrichtentext ordnungsgemäß zu schließen oder zu beenden . Vor allem aber verleiht es der E-Mail und ihrem Inhalt eine „Authentizität“ . Daher sollte in allen Ihren E-Mails Ihre Signatur enthalten sein. Erstellen und speichern Sie einfach eine Signatur in den Einstellungen der E-Mail. Diese wird am Ende jeder von Ihnen verfassten E-Mail automatisch hinzugefügt.
Wenn Sie darüber sprechen, was in der Signatur enthalten sein soll, sollten Sie entscheiden, da es von Person zu Person unterschiedlich ist. In der Regel können Sie jedoch Kontaktinformationen (z. B. offizielle Nummer, sekundäre E-Mail-Adresse) sowie Links zu Ihren sozialen Profilen angeben . Kurz gesagt, eine Signatur sollte als digitale Visitenkarte dienen. Aber überladen Sie es nicht mit zu vielen unnötigen Informationen.
7. Bestätigen Sie den Empfang von E-Mails
Moderne E-Mails sind so weit fortgeschritten, dass Sie, sobald Sie auf die Schaltfläche "Senden" geklickt haben, zu 200% sicher sein können, dass sie den Posteingang des Empfängers ein oder zwei Sekunden später erreicht. Wie bei jeder Technologie können auch (und gelegentlich) E-Mails unter Ausfallzeiten leiden . Wenn Sie also eine E-Mail erhalten haben (insbesondere, wenn sie wichtig ist), bestätigen Sie den Erhalt, indem Sie dem Absender eine kleine Nachricht senden.
Obwohl es nicht möglich ist, jede E-Mail, die Sie erhalten, zu bestätigen, sollten Sie dies versuchen. Noch wichtiger ist, Sie sollten E-Mail bestätigen, die versehentlich an Sie gesendet wurde, da der Absender möglicherweise eine Antwort von der anderen Seite erwartet. Dadurch wird der Absender auf den Fehler aufmerksam gemacht, und der tatsächliche beabsichtigte Empfänger der E-Mail wird umständlich gespeichert.
8. Verwenden Sie richtige Anreden
Wenn wir mit den Menschen von Angesicht zu Angesicht oder sogar am Telefon sprechen, beginnen wir immer damit, sie zu begrüßen. Die gleiche Regel gilt auch für E-Mails. Daher sollten Ihre E-Mails immer die richtigen Anreden für die Empfänger haben. Je nachdem, an wen Sie eine E-Mail senden, kann die Anrede formell sein (z. B. Sehr geehrter Herr Johnson, Professor Keller) oder informell (Hallo Adam, Hallo Jenna) . Ebenso muss das Ende (z. B. Grüße, Mit freundlichen Grüßen) den gleichen Grundton wie die beginnende Anrede sowie die Gesamtbotschaft haben.
Es ist erwähnenswert, dass Sie in E-Mails keine äußerst informellen und alltäglichen Anreden (z. B. Was ist?) Verwenden sollten. Es versteht sich von selbst, dass es ziemlich unprofessionell ist.
9. Verwenden Sie nicht alle Antworten
Es kann vorkommen, dass Sie eine E-Mail erhalten, die auch an mehrere andere Empfänger gesendet wird (z. B. eine wichtige Mitteilung in einem Unternehmen). Wenn Sie auf solche Nachrichten antworten, verwenden Sie die Option „Allen antworten“ in aller Eile . Dies sendet nicht nur die Antwort an den ursprünglichen Absender, sondern auch an alle anderen Empfänger der E-Mail, ob die Antwort für sie bestimmt ist oder nicht . Auf diese Weise können die Posteingänge der Empfänger perfekt verstopft werden.
Seien Sie daher vorsichtig, wenn Sie auf E-Mails mit mehreren Empfängern antworten, und verwenden Sie die Option "Antworten" . Nur wenn Sie zu 100% sicher sind, dass Ihre Antwort für alle in der Empfängerliste gilt, sollten Sie die Option "Allen antworten" verwenden.
10. Verwenden Sie die Felder "Cc" und "Bcc" ordnungsgemäß
Neben dem Feld "An" sind die Felder " Cc " und " Bcc " etwas, über das jeder, der jemals eine E-Mail erhalten hat, Bescheid weiß. Aber selbst danach verwenden die meisten Leute sie nicht richtig. Hier ist ein Überblick darüber, was sie sind und wann sie verwendet werden sollten :
- Cc: Steht für Carbon Copy. Wenn es einige Empfänger gibt, an die Sie eine E-Mail senden möchten, aber nicht möchten, dass diese E-Mail "nur" für sie bestimmt ist, geben Sie ihre E-Mail-Adressen in dieses Feld ein. Jeder Empfänger kann die E-Mail-Adressen anderer im Feld Cc sehen.
- Bcc: Abkürzung für Blind Carbon Copy. Wenn es mehrere Empfänger gibt, denen Sie eine E-Mail senden möchten, sie sich jedoch als einzige Empfänger der E-Mail sehen möchten, geben Sie ihre E-Mail-Adressen in dieses Feld ein. Jeder Empfänger in einem Bcc-Feld kann nur seine eigene E-Mail-Adresse sehen und nicht die anderen. Diese Option eignet sich besser für den Datenschutz.
11. Beantworten Sie Ihre E-Mails zeitnah
Angesichts der Anzahl der E-Mails, die wir täglich erhalten, ist es nahezu unmöglich, alle sofort zu beantworten. Auch wenn eine E-Mail etwas zu wenig Priorität hat, sollten Sie versuchen, rechtzeitig darauf zu reagieren . Im Allgemeinen sollte dies innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Erhalt einer E-Mail erfolgen. Und wenn Sie längere Zeit nicht auf E-Mails antworten können (z. B. aufgrund einer Unterbrechung), verwenden Sie die automatische Antwortfunktion oder die Funktion "Urlaubsantwort", über die die meisten E-Mail-Dienste verfügen.
12. Formatieren Sie E-Mails vor der Weiterleitung ordnungsgemäß
Sobald die Schaltfläche "Weiterleiten" in einer E-Mail gedrückt wird, wird die gesamte Nachricht (einschließlich aller Bilder, falsch ausgerichteten Text usw.) seltsam nach rechts eingerückt und in eine leere E-Mail eingefügt, damit Sie sie eingeben können die E-Mail-IDs der Empfänger und senden Sie diese. Dadurch wird nicht nur die Formatierung der ursprünglichen E-Mail durcheinandergebracht, sondern es werden auch viele Leerzeichen und zusätzliche Symbole (>) in den weitergeleiteten E-Mail-Block eingefügt, wodurch die E-Mail nahezu unlesbar wird.
Um es zu ordnen, sollten Sie die weitergeleitete E-Mail ordnungsgemäß formatieren, wenn sie in eine leere E-Mail eingebettet ist . Dazu gehört das Entfernen des zusätzlichen Leerraums sowie das Entfernen zusätzlicher Zeichen, Leerzeilen und ähnliches.
Verwenden Sie E-Mail so, wie sie verwendet werden soll
Da es in der heutigen, mit dem Internet verbundenen Welt das wichtigste Kommunikationsmittel ist, ist es äußerst wichtig, dass E-Mail in Übereinstimmung mit den richtigen Regeln verwendet wird. Dazu gehören alles, von der Begrüßung der Empfänger bis zum gewählten Schriftstil. Und die oben beschriebenen Etikette helfen Ihnen dabei, das E-Mail-Erlebnis insgesamt besser und produktiver zu gestalten. Probieren Sie sie aus und teilen Sie uns Ihre Favoriten in den Kommentaren mit.
