Outlook, lieben oder hassen, ist der Standard-Client für E-Mail und Produktivität in der Unternehmenswelt. Ein großer Teil der Arbeitszeit eines Bürobesuchers wird vor diesem fundamentalen Werkzeug verbracht. Trotz seiner Beliebtheit und der schiere Anzahl von Stunden, in denen das Gerät verwendet wird, wissen nur wenige Menschen über die erweiterten Funktionen Bescheid, und noch weniger nutzen sie das volle Potenzial.
Heute werden wir einige der großartigen Funktionen von Outlook 2016 kennenlernen. Lass uns anfangen:
1. E-Mail von Outlook.com-Aliases senden
Häufig müssen wir verschiedene E-Mail-Adressen für verschiedene Zwecke verwenden. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine persönliche [E-Mail-geschützte] Adresse, eine Arbeitsadresse [E-Mail-geschützte] und möglicherweise eine [E- Mail-geschützte] Adresse, die Sie zum Signieren verwenden möchten bis zu Newslettern und Marketing-Sites. Die meisten Benutzer erstellen und verwalten für jede Adresse ein anderes Konto.
Stattdessen können Sie mit Outlook verschiedene Aliasnamen erstellen und verwalten. Mit einem Alias können Sie verschiedene E-Mail-Adressen mit demselben Konto verwalten. Die an eine Ihrer Adressen gesendeten E-Mails werden in demselben Posteingang ankommen. So richten Sie sie ein:
Rufen Sie die Outlook-Webanwendung auf und melden Sie sich mit Ihrem Office 365-Konto an. Gehen Sie dann zur Microsoft-Konto-Website und klicken Sie in der oberen Leiste auf " Ihre Daten ". Klicken Sie nun auf " Verwalten, wie Sie sich bei Microsoft anmelden . Sie werden wahrscheinlich nach Ihrem Passwort gefragt.
Hier können Sie Ihre Aliase hinzufügen und verwalten. Um einen neuen Alias zu erstellen, klicken Sie auf „ E-Mail hinzufügen “.
Geben Sie nun die E-Mail-Adresse ein, die Sie als Alias verwenden möchten . Sie können eine neue erstellen oder eine vorhandene Adresse verwenden.
Sie sehen jetzt den gerade hinzugefügten Alias und können ihn als Ihren primären Alias festlegen oder ihn entfernen, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen.
Jetzt werden alle an die Aliasadresse gesendeten E-Mails in Ihrem primären Posteingang ankommen. Um eine E-Mail von der neu erstellten Adresse aus zu senden, klicken Sie beim Erstellen einer Nachricht einfach auf die Schaltfläche Von und wählen Sie die gewünschte Adresse aus.
2. Planen Sie Meetings
Outlook erleichtert die Planung von Besprechungen mit anderen. Um dies zu tun, können Sie einfach zum Kalender gehen, auf die Registerkarte " Home " klicken und " Neues Meeting " auswählen.
Hier können Sie die Teilnehmer, den Tag, die Uhrzeit, Erinnerungen und andere Optionen für die Besprechung angeben.
Wenn Sie es zu einem wiederkehrenden Meeting machen möchten, klicken Sie oben im Abschnitt " Optionen " auf die Schaltfläche " Wiederholung". Dort werden verschiedene Optionen für die regelmäßige Planung angezeigt.
Sobald der Empfänger die Einladung angenommen hat, erhalten Sie eine Bestätigung dafür.
3. Automatische Antworten
Wenn Sie eine Geschäftsreise oder einen Urlaub unternehmen, können Sie Outlook so konfigurieren, dass für jede E-Mail, die Sie erhalten, automatische Antworten gesendet werden. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie auf " Datei " und klicken Sie auf " Automatische Antworten ".
Hier können Sie den Datumsbereich und die automatische Antwortnachricht angeben .
Wenn Sie eine feinere Kontrolle über die Regeln wünschen, können Sie auf die „ Regeln “ klicken. Knopf links unten.
4. Verwenden Sie Google Drive als Cloud-Speicher in Outlook
Wenn Sie Google Drive als Cloud-Speicheranbieter verwenden, können Sie es in MS Office (einschließlich Outlook) integrieren, um Dokumente direkt von Drive aus zu öffnen und darauf zu speichern, ohne Ihre Office-Programme zu verlassen.
Laden Sie einfach das Google Drive-Plugin für Office herunter, installieren Sie das Plugin, und wenn Sie Outlook das nächste Mal öffnen, können Sie über die entsprechende Schaltfläche Dateien direkt von Drive anhängen .
Sie können alle Anhänge, die Sie erhalten, auch direkt in Drive speichern .
Hinweis : Das Google Drive-Plug-In für Office funktioniert nur unter Windows. Office für Mac wird derzeit nicht unterstützt.
5. Lieferung abrufen und Quittungen lesen
Wenn Sie eine Benachrichtigung darüber erhalten möchten, wann Ihre E-Mail zugestellt wurde und / oder gelesen wurde, können Sie eine Zustellung anfordern und den Beleg lesen. Um dies zu aktivieren, klicken Sie beim Erstellen einer Nachricht auf die Registerkarte Optionen und aktivieren Sie die folgenden Kontrollkästchen:
Sie können auch die Nachverfolgung für jede gesendete Nachricht aktivieren . Gehen Sie dazu auf Datei > Optionen > Mail . Blättern Sie nach unten zum Abschnitt " Sendungsverfolgung " und aktivieren Sie die Option "Empfangsbestätigung", um zu bestätigen, dass die Nachricht an den E-Mail-Server des Empfängers gesendet wurde, oder " Lesebestätigung", um zu bestätigen, dass der Empfänger die Nachrichten- Kontrollkästchen angezeigt hat .
Bitte beachten Sie, dass der Empfänger der Nachricht möglicherweise keine Lesebestätigung sendet. Darüber hinaus unterstützt das E-Mail-Programm des Empfängers möglicherweise keine Lesebestätigungen.
6. Fügen Sie Abstimmungsschaltflächen zu E-Mails hinzu
Wenn Sie von Ihrem Team einen Konsens über ein Thema erhalten möchten, können Sie eine Umfrage in Outlook erstellen. Gehen Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail zur Registerkarte Optionen und klicken Sie auf „ Abstimmungsschaltflächen verwenden “.
Sie können die Schaltflächen Ja / Nein für die Vorlage verwenden oder eigene Schaltflächen erstellen, indem Sie auf Benutzerdefiniert klicken. Dort können Sie auch Optionen wie Wichtigkeit, Lese- / Lieferbelege und Ablaufzeit auswählen.
7. Versenden von E-Mails verzögern oder planen
Manchmal müssen Sie das Senden einer Nachricht verzögern. Zum Beispiel könnte es fast vor der Schließung sein und Sie möchten, dass Ihre Nachricht am nächsten Morgen während der Arbeitszeit zugestellt wird. Zu diesem Zweck können Sie Ihre Nachricht planen. Hier ist, wie:
Gehen Sie während des Schreibens einer E-Mail zur Registerkarte Optionen und klicken Sie auf „ Lieferung verzögern “.
Aktivieren Sie im angezeigten Dialogfeld unter Versandoptionen die Option " Nicht vor dem Versand liefern " und geben Sie Datum und Uhrzeit ein.
Schließen Sie nun das Dialogfeld und klicken Sie auf Senden . Ihre E-Mail wird zu dem von Ihnen angegebenen Zeitpunkt gesendet.
Hinweis : Diese Funktion funktioniert nahtlos mit einem Microsoft Exchange-Konto. Wenn Sie ein POP3- oder IMAP-Konto verwenden, muss Outlook geöffnet bleiben, bis die Nachricht gesendet wird.
8. Verwalten Sie die Post und den Kalender einer anderen Person
Bei der Arbeit mit einem Team ist es unerlässlich, einige allgemeine Aufgaben zu koordinieren und zusammenzuarbeiten. Zu diesem Zweck möchten Sie möglicherweise einen separaten Ordner für solche Aufgaben haben und ihn mit den Mitgliedern Ihres Teams teilen. Nun, wie es in Outlook 2016 gemacht wird.
Gehen Sie zur Registerkarte Datei . Klicken Sie auf " Kontoeinstellungen " und wählen Sie " Zugriff delegieren" .
Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf „ Hinzufügen “, wählen Sie den Benutzer aus, dem Sie die Berechtigung erteilen möchten, und klicken Sie auf OK .
In dem angezeigten Dialogfeld können Sie verschiedene Berechtigungen auswählen, die Sie diesem Benutzer erteilen können.
Nachdem Sie fertig sind, wird der andere Benutzer über die neuen Berechtigungen informiert, die ihm erteilt wurden. Dies sind nur die Grundlagen der Freigabefunktion. Eine umfassendere Übersicht und Anweisungen finden Sie in der offiziellen Dokumentation.
9. Verwenden Sie Regeln zum Verwalten von E-Mails
Eine Regel ist eine Aktion, die automatisch für eingehende oder ausgehende E-Mails ausgeführt wird. Sie können beispielsweise alle E-Mails von Ihrem Supervisor in einen anderen Ordner verschieben, alle E-Mails von der Marketingabteilung in den Ordner "Dringend" verschieben oder alle E-Mails mit dem Betreff "Jetzt kaufen" löschen. Anstatt diese Aufgaben immer wieder auszuführen, können Sie Regeln zur Automatisierung einrichten . Sie können aus den verschiedenen Regelvorlagen wählen oder von einer leeren Regel ausgehen.
10. Beschleunigen Sie sich wiederholende Aufgaben mit schnellen Schritten
Oft gibt es Aufgaben, die mehrmals am Tag erledigt werden müssen. Vielleicht leiten Sie regelmäßig E-Mails an Ihren Vorgesetzten weiter oder möchten einige E-Mails in einen bestimmten Ordner verschieben. Natürlich können Sie Regeln verwenden, um den Prozess zu automatisieren. Dadurch werden die Regeln jedoch auf alle E-Mails angewendet, die den Kriterien entsprechen. Möglicherweise möchten Sie sie jedoch nur auf bestimmte E-Mails anwenden. Daher ist ein eher manueller Ansatz erforderlich, und hier kommen Quick Steps ins Spiel.
Wechseln Sie zur Registerkarte Start in Outlook. Sie sehen den folgenden Abschnitt für Quick Steps :
Wie Sie sehen können, sind einige Quick Steps für die Verwendung vorkonfiguriert. Wählen Sie beispielsweise eine E-Mail in Ihrem Posteingang aus und klicken Sie im Abschnitt "Schnelle Schritte" auf die Schaltfläche " An Manager" . Sie werden so etwas sehen:
Hier können Sie den betreffenden Quick Step konfigurieren : Ändern Sie den Namen, fügen Sie E-Mail-Adressen hinzu, an die weitergeleitet werden sollen, oder fügen Sie der Schaltfläche weitere Aktionen hinzu, indem Sie unten links auf Optionen klicken.
In der Abbildung oben habe ich die E-Mail-Adresse meines Managers hinzugefügt, eine Aktion mit der Schaltfläche Aktion hinzufügen hinzugefügt, Outlook angewiesen, die Nachricht in den Ordner "Weitergeleitet an Manager" zu verschieben, einen Tastenkürzel hinzuzufügen und den QuickInfo-Text zu ändern.
Sie können vorhandene Quick Steps wie im obigen Beispiel ändern oder eigene hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Neu erstellen in der Quick Steps- Symbolleiste klicken:
11. Tastenkombinationen und andere sonstige Tipps
Outlook bietet eine Vielzahl weiterer, aber nützlicher Funktionen, z. B. Designs, das Verwalten von E-Mail-Nachrichten in Besprechungen und die Favoriten aller fortgeschrittenen Benutzer: Tastenkombinationen . Sie können beispielsweise Strg + W drücken, um eine neue E-Mail zu erstellen, Strg + E, um zu suchen und vieles mehr. Informationen zu den verschiedenen Outlook-Tastenkombinationen finden Sie in den offiziellen Tipps und Tricks zu Outlook 2016 von Microsoft.
Wie diese coolen Funktionen und Tricks von Outlook 2016?
Wir hoffen, Sie haben einige erweiterte Funktionen von Outlook 2016 kennen gelernt. So nützlich Ihr E-Mail-Client sein volles Potenzial ausschöpfen kann, es gibt andere Dinge, die Sie bei der Verwendung von E-Mail beachten sollten. Schauen Sie sich also unseren Artikel zur grundlegenden E-Mail-Etikette an, den alle befolgen sollten. In der immer vernetzten digitalen Welt ist Datenschutz wichtiger denn je, und Sie sollten unseren Artikel zum Verschlüsseln von E-Mails lesen.
Wenn Sie weitere Outlook-Tipps und Tricks hinzufügen möchten oder glauben, dass wir eine wichtige Funktion verpasst haben, teilen Sie uns dies bitte im Kommentarbereich mit.
